EXCEL

CONCEPTOS BÁSICOS DE EXCEL.

 Aquí podrás encontrar los conceptos más básicos que utiliza Excel.

LIBRO DE TRABAJO:

Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenara; formando el libro de trabajo.

Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión XLS para que la computadora los reconozca como tal.

Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de libro 1.

Un libro de trabajo está formado por varias hojas,  en principio constara de 3 hojas aunque el número de estas, pueda variar entre 1 y 255. Sí miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontraras las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma hoja 1, hoja 2…

Loa libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un solo libro.

HOJA DE CÁLCULO:

Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellas. Es una gran hoja cuadriculada formada por 256 columnas y 65.536 filas. Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.

Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo: A,B,C… AA,AB,…IV.

 

Cada fila se numera desde 1 hasta 65536 y es la selección horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos.

CELDAS:

La intersección de una columna y una fila se denomina CELDA y se nombra con el  nombre de la columna a la que pertenece, y a continuación el nombre de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto se llama A1.

Cuando el cursor esta posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha celda se denomina celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás.

De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa, columna de la celda activa.

Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el rango, que es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad.  Los rangos son vitales en la hoja de cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos     

TIPOS DE DATOS

Vamos a profundizar un poco sobre los distintos tipos de datos que podemos utilizar en  una hoja de cálculo

NÚMEROS:

Para introducir números puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y ,os signos especiales + - () % E e €. Los signos (+) delante de los números se ignoran y para escribir un numero este tiene que ir precedido por el signo (-).

Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo, lo cual es típico en contabilidad.

El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 3 E 5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5).

Cuando un número tiene una sola coma se trata como una coma decimal.

Si al finalizar un numero se escribe €,  Excel asigna formato moneda al número y así se verá en la celda pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo.

Si introducimos el símbolo  % al final de un número, Excel lo considera como símbolo de %.

Si introducimos fracciones tales como ¼,6/89, debes escribir  primero un cero para que no se confundan con números de fechas.

Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa automáticamente a anotación científica.

 Por defecto los números aparecen alineados ala derecha en la celda.

FÓRMULAS DE EXCEL BÁSICAS

En Excel existen ciertas operaciones matemáticas que no requieren fórmulas complejas ni ninguna función adicional que tengamos que aprendernos de memoria. Esto es lo que se conoce como fórmulas básicas y que se basan en las operaciones aritméticas más sencillas que se aprenden en el colegio: suma, resta, multiplicación y división.

Fórmula Suma Excel

La fórmula suma en Excel es de las más sencillas que puede haber. Sirve para sumar números de todo tipo, ya sean enteros o decimales. Para utilizar esta fórmula necesitamos usar el símbolo +. Por ejemplo, podemos sumar dos números como en la siguiente imagen.

Además, Excel tiene la amabilidad de colorear las celdas que estás utilizando en diferentes colores para que así sea mucho más intuitivo y puedas evitar errores de manera visual consiguiendo marcar muy bien las celdas utilizadas en nuestras fórmulas Excel.

Pero no sólo puedes hacer la suma de dos números, sino que puedes introducir varias veces el símbolo + en las fórmulas de Excel para que puedas hacer sumas de más sumandos (valga la redundancia) como puedes ver en la siguiente imagen.

Fórmula Resta Excel

Al igual que en el caso anterior, también podremos hacer restas en Excel y no necesariamente tienen que ser solo de dos números, sino que también pueden ser de tantos como quieras como en el siguiente ejemplo que te muestro de fórmulas de Excel.

Además, podremos combinar tanto las fórmulas Excel de suma como de resta e, incluso, utilizar los paréntesis para poder crear nuestras fórmulas en Excel mucho más complejas.

Con estas sencillas instrucciones, no tendrás ningún problema en saber cómo utilizar la resta en Excel.

Fórmulas Excel: Multiplicación y división

Por otro lado, para hacer multiplicaciones y divisiones podemos usar unas sencillas fórmulas de Excel.

Para hacer una multiplicación usaremos el operador matemático cuyo símbolo en Excel es el asterisco ( * ) y para la división la barra inclinada ( / ).

En la siguiente imagen podemos ver la fórmula Excel de multiplicación y la fórmula Excel de división.

Un ejemplo práctico: Fórmula en Excel para calcular el IVA

Por ejemplo, la fórmula en Excel para calcular el IVA es mucho más sencilla de lo que uno piensa y puede hacerse con las fórmulas de Excel que hemos explicado más arriba.

Básicamente, para calcular el IVA con Excel lo que necesitamos saber es el % de IVA que se aplica para el producto o servicio (en España es común usar el 21% para la mayoría de los productos) y el precio del producto al que queremos añadir el IVA.

Es decir, la fórmula sería:

Precio con IVA = Precio producto x (1 + IVA)

Supongamos que tenemos un producto cuyo valor es de 50€ y que el IVA es del 21%. Esta fórmula en Excel sería:

Pero si el IVA lo tuviéramos guardado en otra celda con formato de porcentaje tendríamos la siguiente fórmula de Excel.

Donde como puedes ver, hemos sustituido la fracción 21/100 por la celda en la que se encuentra el valor porcentual del IVA.

ACTIVIDAD 1

Realizar la factura aplicando las formulas propuestas.